Der Wechsel vom Studienalltag in die Berufspraxis ist nicht leicht. Während forschendes Lernen auf der einen Seite viel Freiheit bietet und zu kreativem Denken und Umwegen ermuntert, ist auf der anderen Seite effizientes Arbeiten nach klaren Vorgaben gefragt. Sobald Studenten in Praktika, Nebenjobs, einem dualen Studium oder als Werkstudent für Unternehmen arbeiten, zählt strukturiertes Arbeiten. Diese Tipps und Methoden helfen.
Zeiteinteilung ist das A und O
Strukturierte Arbeit beginnt mit einer guten Zeiteinteilung. Gerade für Studenten, die gleichzeitig noch Aufgaben an der Hochschule bewältigen müssen, ist diese enorm wichtig. Ansonsten kann es schnell passieren, dass die Arbeit für das Unternehmen zu stark um sich greift. Das rächt sich, sobald Deadlines für Hausarbeiten anstehen.
Bei der Zeiteinteilung werden feste Zeitabschnitte unter der Woche der Arbeit für das Unternehmen zugeteilt. Dabei bleibt eine professionelle Zeiteinteilung allerdings nicht stehen. Es ist empfehlenswert, die Zeiteinteilung mit konkreten Aufgabenbereichen und einer Priorisierung von Aufgaben zu verbinden. Das gibt dem Arbeiten Struktur und sorgt für Effizienz.
Zeit einteilen und Aufgaben zuteilen
Eine solche Priorisierung wird am Anfang der Woche überblickt. Egal ob als Werkstudent, Praktikant oder Minijobber: Am Beginn eines jeden Arbeitstages werden die vorhandenen Aufgaben dann kleinteilig zugeteilt. Bei der Arbeit in Unternehmen passiert es oft, dass während des Tages zusätzliche Aufgaben hinzukommen.
Professionelle Priorisierung strukturiert Arbeiten nach in vier Kategorien von besonders dringenden Aufgaben zu Sachen, die aufgeschoben werden können. Bei der Strukturierung sollte neben der Dringlichkeit der Zeitaufwand einer Aufgabe beachtet werden.
Das ist wichtig, weil der effiziente Arbeitsalltag einen Wechsel verschiedener Phasen bildet. Man beginnt ihn mit kleinen Aufgaben, die in kurzen Arbeitsphasen schnell erledigt werden können. Darauf folgen lange Arbeitsphasen mit wichtigen Aufgaben, die viel Konzentration erfordern. Die Strukturierung setzt sich im Wechsel fort.
Priorisierung nach Pareto-Prinzip
Die priorisierten Aufgaben werden den jeweiligen Phasen zugeteilt. Profis wenden das 80-20-Prinzip an. Diese Methode ist nach einer Erkenntnis des italienischen Wirtschaftswissenschaftlers Vilfredo Pareto benannt und bildet eine goldene Regel beim strukturierten Arbeiten.
Pareto fand heraus, dass sich um normalen Arbeitsalltag in Unternehmen 80 Prozent der anstehenden Aufgaben mit einem Energieaufwand von 20 Prozent erledigen lassen. Die restlichen 20 Prozent erfordern umgekehrt 80 Prozent an Energie. Fängt man am falschen Ende an, schafft man kaum etwas. Wer dagegen die 20 Prozent identifiziert und strukturiert vorgeht, macht sich schnell einen Namen als effizienter Arbeiter.
Es ist wichtig, sich bestehende Aufgaben in Bezug auf die damit verbundenen Ziele und laufende Projekte klar vor Augen zu führen. Ein nützliches Mittel an der Stelle ist das sogenannte Lastenheft. Diese ermöglichen zugleich eine transparente Kommunikation zwischen Unternehmen, Auftraggebern und Beschäftigten.
Lastenhefte kommen aus dem Projektmanagement und sind bei der Arbeit in unternehmerischen Kontexten gängig. Die Hefte dokumentieren konkret Zielsetzungen von Arbeiten, Funktionalitäten, allgemeine Rahmenbedingungen und Lieferumfänge. Es gibt in Deutschland eine offizielle Norm für Lastenhefte. Das hat für Studenten den Vorteil, dass sie auf ein offizielles Dokument zurückgreifen können, das keine wichtigen Dinge vergisst.
Effizient kommunizieren im Unternehmenskontext
Eine zentrale Stütze für strukturiertes Arbeiten ist eine angemessene Kommunikation im Arbeitsalltag. Sie beginnt damit, dass man Unklarheiten offenlegt und Fragen stellt.
Bei Mails zählt eine prägnante Betreffzeile, die sofort deutlich macht, worum es geht. Der Mailtext sollte in kurzen Sätzen abgefasst werden, maximal fünf Sätze lang sein und klare Ansagen oder Fragen enthalten.
Sobald längere Ausführungen notwendig sind, empfiehlt sich ein Gespräch oder Telefonat. Langer Mailaustausch wird ansonsten schnell zum Zeitfresser und zur Quelle zahlreicher Missverständnisse.
Fazit
Strukturiertes Arbeiten lebt davon, dass Aufgaben priorisiert und in passende Zeitabschnitte einteilt. Sie sollten den Tag so einteilen, dass kurzes Wegarbeiten und konzentrierte Arbeit im Wechsel erfolgen und nach klaren Priorisierungen gearbeitet wird. Eine Dokumentation von Aufgaben und eine effiziente Kommunikation sind unabdingbar.
Jenny ist Mutter, Hundezüchterin und begeisterte Camperin. Früher hat sie vor allem gezeltet, doch heute, mit Ihren Kindern, ist sie meist im Wohnmobil unterwegs und hat für die Kinder ein Zelt dabei.
Mit vielen Jahren Erfahrung lektoriert und korrigiert Jenny zugelieferte Texte und berichtet zudem über ihre persönlichen Vorlieben ebenso gerne, wie über Neuerscheinungen und besonders beliebte Produkte im Bereich Camping und Outdoor.
Hinweis: in dieser Box siehst du, wer den Text korrigiert, lektoriert und für die Veröffentlichung aufbereitet hat. Es muss sich nicht zwingend um den Autor handeln.
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